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Kassenordnung

Diese Kassenordnung ist Bestandteil der Finanzordnung des Vereins Hallesches Salinemuseum e. V.


1. Zahlungsverkehr

Der Zahlungsverkehr ist möglichst bargeldlos und grundsätzlich über die Bankkonten des Vereins Hallesches Salinemuseum e.V. abzuwickeln. Über jede Einnahme und Ausgabe muss ein Beleg entsprechend den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) vorhanden sein.


2. Barkassen

2.1 Im Verein Hallesches Salinemuseum e.V. bestehen folgende Kassen:

  • Hauptkasse (Geschäftsstelle)
  • Nebenkasse (Museum)


Für die Führung der Haupt- und Nebenkassen gelten folgende Grundsätze:

  • keine Aus- und Einzahlungen erfolgen ohne Beleg
  • über die Nebenkassen sind nur Ausgaben bis zur Höhe des Kassenlimits abzurechnen


2.2 Kassenbuch

  • Die Führung des Kassenbuches erfolgt in elektronischer Form
  • die Eintragung der Einzelbelege erfolgt taggenau in fortlaufender chronologischer Reihenfolge
  • Korrekturen von eingetragenen Geschäftsangelegenheiten durch Überschreibung sind im Kassenbuch unzulässig
  • die Belegnummern sind fortlaufend zu vergeben, Zuordnungskriterien werden von der Geschäftsführung bzw. Buchhaltung entsprechend dem Kontierungshandbuch ausgegeben
  • jede Seite ist mit Summenkontrolle abzuschließen
  • jede nachträgliche Veränderung einer eingetragenen Geschäftsangelegenheiten im Kassenbuch bedarf der Anerkennung mittels Signum/Kurzzeichen durch den Geschäftsführer oder den Schatzmeister
  • der Abschluss des Kassenberichtes erfolgt monatlich zum Monatsende.



2.3 Einzelbelege

- Kassenbelege sind mit Unterschriften und Datum sachlich und rechnerisch richtig und angewiesen zu versehen, der Empfang des Geldes ist unterschriftlich mit Datum zu bestätigen,
- mit der sachlichen Richtigkeit wird bestätigt, dass

  • die im Beleg enthaltenen Angaben richtig sind
  • die erfolgten Lieferungen oder Leistungen notwendig waren und im Haushaltsbudget enthalten sind
  • der Lieferant alle ihm obliegenden Verpflichtungen erfüllt hat, Preisvermerke richtig angegeben sind und notwendige Spezifizierungen vorgenommen wurden
  • der Beleg den genauen Verwendungszweck enthält
  • erforderliche Angaben auf den Belegen aufgeführt sind:
    • Name und Anschrift des Leistungserbringers
    • Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer
    • Artikelbezeichnung/Verwendungszweck
    • Anzahl und Mengeneinheit
    • Nettobetrag und Bruttobetrag (einschließlich Umsatzsteuer) in € - ab einem Brutto - Betrag von 150,00 € ist der Umsatzsteuerausweis in Prozent und Betrag sowie Name und die Adresse des Rechnungsempfängers anzugeben
    • Firmenstempel sowie Datum
    • Leistungszeitpunkt
  • der Rechnungsbetrag ist gegebenenfalls auf Kostenstellen und Kostenträger aufzuteilen


2.4 Kassenabrechnung

Der monatliche Bericht der Haupt- und Nebenkassen, das sind das Original einschließlich der Einzelbelege, mit Abstimmungskontrolle des Kassenführers und Anweisungsberechtigten, ist bis zum 3. Werktag beim Schatzmeister durch den Geschäftsführer oder dessen Stellvertreter einzureichen, um eine ordnungsgemäße Buchung zu gewährleisten.

2.5 Kassenlimit

Pro Kasse ist folgendes Limit festgelegt:

Hauptkasse

Geschäftsstelle

1.500,00 Euro

Nebenkasse

Museum

500,00 Euro


Die über das festgelegte Limit hinaus gehenden Beträge, sind auf das entsprechende Bankkonto des Vereins Hallesches Salinemuseum e.V. einzuzahlen.


3. Vorschüsse

In Ausnahmefällen gewährte Vorschüsse sind unter Angabe des Betrages, Datums, Empfänger, Grund und Unterschrift des Empfängers zu dokumentieren.

  • Die ausgehändigten Barmittel sind getrennt vom Privatgeld aufzubewahren.
  • Wird Mitarbeitern Bargeld zur Wahrnehmung dienstlicher Aufgaben ausgehändigt, haben sie innerhalb von drei Arbeitstagen unter Vorlage von Originalbelegen eine Abrechnung über die Verwendung des ihnen übergebenen Betrages vorzunehmen.
  • Im Bereich des Ehrenamtes beträgt die Abrechnungszeit maximal zwei Wochen



4. Kassenkontrolle

Mindestens einmal im Quartal ist eine Kassenkontrolle durchzuführen.

Das Recht zur Kontrolle haben:

  • der Vorstand sowie der Geschäftsführer und dessen Stellvertreter
  • die durch die Mitgliederversammlung gewählten Kassenprüfer


Die Ergebnisse der Kassenkontrollen sind schriftlich zu dokumentieren. Differenzen sind zu protokollieren.

Unbenommen davon hat der Vorstand bzw. Geschäftsführer jederzeit das Recht, außerordentliche Kassenprüfungen zu veranlassen oder selbst durchzuführen.


5. Inkrafttreten

Die Kassenordnung wurde am 29. November 2010 auf der Mitgliederversammlung des Vereins Hallesches Salinemuseums e.V. beschlossen und tritt am Tag nach der Beschlussfassung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Kassenordnung vom 12.01.2010 außer Kraft.

Halle (Saale), 29. November 2010

Hallesches Salinemuseum e.V.

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