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Finanzordnung

1. Geltungsbereich

Die Finanzordnung gilt für sämtliche Finanzangelegenheiten des Vereins Hallesches Salinemuseum e.V. (nachfolgend Verein genannt).


2. Wirtschaftsplan

Der Verein erstellt für jedes Geschäftsjahr nach § 1 Absatz 3 der Satzung einen Wirtschaftsplan. Der Wirtschaftsplan wird von der Mitgliederversammlung des Vereins beschlossen. Die Mittel sind sparsam und wirtschaftlich zu verwenden.

2.1 Aufstellung und Einhaltung des Wirtschaftsplanes

Für die Aufstellung des Wirtschaftsplans ist der Vorstand unter Mitwirkung des Geschäftsführers verantwortlich. Die Einhaltung dieses Planes liegt in der Verantwortung des Geschäftsführers.

2.2 Der Wirtschaftsplan besteht mindestens aus dem Haushaltsplan, dem Stellenplan und dem Investitionsplan. Stellenplan und Investitionsplan sollten Bestandteil einer mittel- bis langfristigen Konzeption sein.

2.2.1 Der Haushaltsplan ist die kostenartengerechte und kostenstellenbezogene Abbildung der Aktivitäten des Vereins bezogen auf das Planjahr.

2.2.2 Im Stellenplan sind die für das Planjahr bekannte Anzahl der Stellen, ihre Zuordnung zu den Kostenstellen und die Vergütungen aufzuführen. Stellenplan und Haushaltsplan bedingen sich gegenseitig, da die mit dem Stellenplan festgelegten Personalkosten ein wesentlicher Teil des Haushaltsplanes sind.

2.2.3 Der Investitionsplan enthält alle geplanten Investitionen und den Zeitplan für ihre Umsetzung sowie die geplante Finanzierung.

2.3 Durch den Geschäftsführer ist monatlich über die Einhaltung und Umsetzung des Wirtschaftsplanes Bericht zu erstatten.

2.4 Veränderungen von einzelnen Positionen bedürfen eines Beschlusses des Vorstandes. Bei höheren Aufwendungen ist die Mittelherkunft detailliert darzustellen.
Bei Abweichungen von mehr als 10 % vom Plan (Kostensteigerung oder Einnahmerückgang) und die nicht durch Fördermittel gedeckt ist, ist eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, die über die Änderungen zu beschließen hat.


3. Jahresabschluss

Der Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) ist auf der Grundlage des Handelsgesetzbuches (HGB) zu erstellen. Der Jahresabschluss ist entsprechend den Regelungen der Satzung und der Geschäftsordnung prüfen zu lassen.

Der Vorstand berichtet der Mitgliederversammlung über das Ergebnis des Jahresabschlusses, die dann den Jahresabschluss gemäß § 8 Absatz 1 der Satzung des Vereins beschließt.


4. Sachliche und rechnerische Feststellung

4.1 Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit einer Rechnung oder sonstigen Zahlungsanforderung erfolgt durch den zuständigen Mitarbeiter.

4.2 Die Anweisung zur Buchung und Auszahlung erfolgt durch die in Nr. 9 dieser Finanzordnung genannten Anweisungsermächtigten im Rahmen der festgelegten Zuständigkeiten und Kompetenzen.

4.3 Beide Arbeitsvorgänge dürfen nicht durch ein und dieselbe Person vorgenommen werden.


5. Zahlungsverkehr

Der Zahlungsverkehr ist möglichst bargeldlos und grundsätzlich über die Bankkonten des Vereins abzuwickeln. Über jede Einnahme und Ausgabe muss ein Beleg entsprechend den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) vorhanden sein.


6. Barkassen

6.1 Im Verein Hallesches Salinemuseum e.V. bestehen folgende Kassen:

Hauptkasse    -    Geschäftsstelle

Nebenkasse   -    Museum

Für die Führung der Haupt- und Nebenkassen gilt die Kassenordnung des Vereins. Die Kassenordnung ist Bestandteil dieser Finanzordnung.


7. Spenden

Spenden können in Form von Geldmitteln oder Sachspenden angenommen werden. Im Rahmen einer Untergliederung sind die Spenden zu unterscheiden in

- Spenden ohne Zweckbindung und
- Spenden mit Zweckbindung

Die Annahme von Spenden ab einem Betrag von 5.000,00 € bedarf der Zustimmung durch den Vorstand, sofern dieser den Antrag auf Förderung nicht selbst gestellt hat.

7.1 Spendenbestätigungen

Spendenbestätigungen werden von der Geschäftsführung erstellt und von zwei Mitgliedern des Vorstandes rechtsverbindlich unterzeichnet. Das Ausstellen unrichtiger Spendenbestätigungen kann zum Verlust der Gemeinnützigkeit führen. Weiterhin besteht eine Haftung für die entgangene Steuer. Es sind daher an die ordnungsgemäßen Spendennachweise hohe Anforderungen zu stellen.

Folgende Regelungen sind zu beachten:

  • Verwendung der Musterspendenbestätigungen der Finanzverwaltung,
  • nur nummerierte Formularsätze verwenden,
  • lückenlose, numerische Ablage der Durchschrift zum Zahlungseingang,
  • keine Rückdatierung von Spendenbestätigungen,
  • Übereinstimmung mit Freistellungsbescheid / vorläufiger Bescheinigung    des Finanzamtes.

7.2 Sachspenden

Bei der Bewertung von Sachspenden können, sofern der Spender keine Rechnung mitliefert, höchstens fiktive Anschaffungskosten angesetzt werden. Diese sind in der Regel mit dem Wert identisch, der hätte aufgewendet werden müssen, wenn die Gegenstände entgeltlich erworben worden wäre. Auf der Spendenbestätigung hat der Hinweis zu erfolgen, dass es sich um eine Sachspende handelt.


8. Inventar

  1. Zur Erfassung des Inventars ist von der Geschäftsstelle ein Inventarverzeichnis anzulegen.
  2. Es sind alle Gegenstände aufzunehmen, die nicht zum Verbrauch bestimmt sind.
  3. Die Inventarliste muss enthalten:
    • Anschaffungsdatum
    • Bezeichnung des Gegenstandes
    • Anschaffungswert
    • Restnutzungsdauer
    • Abschreibungsbetrag
    • Zeitwert
    • Standort
  4. Zur Erstellung des Jahresabschlusses ist von der Geschäftsstelle jeweils zum Stichtag 31.12. jedes Jahres eine Inventurliste zu erstellen und vorzulegen.


9. Eingehen von Verpflichtungen und Anweisungsermächtigungen

9.1. Im Rahmen des Wirtschaftsplanes

9.1.1 Eingehen von Verpflichtungen

Zum Eingang von Verpflichtungen im Rahmen des Wirtschaftsplanes namens und auf Rechnung des Vereins Hallesches Salinemuseum e.V. sind im Einzelfall als Kompetenzträger ohne vorherigen Beschluss durch die Mitgliederversammlung, jedoch unter Berücksichtigung des § 4 der Geschäftsordnung des Vereins, bevollmächtigt:

- bis 5.000,00 € netto

- der Geschäftsführer oder dessen Stellvertreter allein,

- bis 10.000,00 € netto

- der Geschäftsführer oder dessen Stellvertreter   zusammen mit einem Vorstandsmitglied gemäß § 10 Absatz 2 der Satzung,

- mehr als 10.000,00 € netto

- der Vorstand gemäß bestätigtem Wirtschafts-
plan

9.1.2 Anweisungsermächtigungen

Zur Anweisung der Auszahlungen auf Grund ordnungsgemäß eingegangener Verpflichtungen im Rahmen des Wirtschaftsplanes sind berechtigt:

9.1.2.1 Der Vorstand    

- der Vorsitzende
- der stellvertretende Vorsitzende
- der Schatzmeister

Die Kompetenz gilt bis zu einem Betrag von 10.000,00 € netto als Einzelkompetenz, bei höheren Beträgen müssen zwei der vorgenannten Personen gemeinschaftlich zeichnen.

9.1.2.2. Die Geschäftsführung

Die Geschäftsführung, vertreten durch den Geschäftsführer oder dessen Stellvertreter bis 5.000,00 € netto oder gemeinschaftlich mit einem Vorstandsmitglied nach § 10 Absatz 2 der Satzung des Vereins bis 10.000,00 € netto.


9.2 Eingehen von Verpflichtungen und Anweisung von Zahlungen außerhalb des Wirtschaftsplanes

Zum Eingang von Verpflichtungen außerhalb des Wirtschaftsplanes namens und auf Rechnung des Vereins Hallesches Salinemuseum e.V. ist im Einzelfall nach § 11 der Geschäftsordnung der Vorstand ohne vorherigen Beschluss durch die Mitgliederversammlung bevollmächtigt.

9.3 Änderungen oder Ermächtigungen der Handlungsvollmachten zum bestätigtem Wirtschaftsplan und außerhalb des Wirtschaftsplanes

Über weitere Ermächtigungen bzw. deren Änderungen bestehender
Handlungs- und Kompetenzvollmachten von Mitgliedern des Vorstandes oder
Ermächtigungen für Mitglieder des Vereins entscheidet die Mitgliederversammlung.


10. Kontenvollmacht

Die Verfügungsberechtigung über die Konten des Vereins bei Banken und Sparkassen sind entsprechend des Formulars „Bankvollmachten“, dessen Inhalt durch den Vorstand beschlossen werden, geregelt.

Für das Konto zum Betreiben des Museumsbetriebes sind die Kontenverträge so zu gestalten, dass mindestens zwei Bevollmächtigte auf den Bankbelegen unterzeichnen müssen. Für die Teilnahme am Online-Banking werden dem Geschäftsführer und dem Schatzmeister Einzelvollmachten für Verfügungen bis 5.000,00 € täglich eingeräumt.

Beim allgemeinen Vereinskonto reicht die Zeichnungsbefugnis für ein Mitglied des Vorstandes. Der Schatzmeister erhält für das Online-Banking eine Einzelvollmacht für Verfügungen bis zu 5.000,00 € täglich.


11. Archivierung

Gemäß den gültigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind alle Originale, insbesondere Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbücher etc. von allen Geschäftsbereichen einzureichen und nach Ablauf des Geschäftsjahres und Beschlussfassung des Jahresabschlusses durch die Mitgliederversammlung in der Geschäftsstelle zu archivieren.
 
12. Inkrafttreten

Die Finanzordnung wurde am 29. November 2010 auf der Mitgliederversammlung des Vereins Hallesches Salinemuseums e.V. beschlossen und tritt am Tag nach der Beschlussfassung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Finanzordnung vom 12.01.2010 außer Kraft.


Halle (Saale), 29. November 2010

Hallesches Salinemuseum e.V.

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